Quien firma un acta de reunion

Ejemplo de moción en el acta de la reunión

La ley estatal estipula la frecuencia con la que deben celebrarse las reuniones del consejo de administración: normalmente, al menos una vez al año. El consejo de administración, exigido por la ley, está formado por accionistas que representan a los accionistas y asumen la responsabilidad de dirigir y gestionar la corporación.
Las reuniones del consejo deben anunciarse con la debida antelación para que los miembros puedan asistir. Se necesita un número determinado de miembros para celebrar la reunión. Este número, el quórum, se basa en el número total de miembros del consejo. Las reuniones de la junta directiva se llevan a cabo siguiendo una serie de directrices o requisitos para aumentar la eficacia de las reuniones. Un ejemplo de este proceso son las llamadas Reglas de Robert. Este y otros sistemas similares se utilizan para establecer unas reglas fijas para las reuniones, como hacer peticiones, presentar mociones y votar sobre ellas.
Cuando en las reuniones hay tres o más accionistas, el riesgo de desacuerdo aumenta. Para limitar los conflictos, deben establecerse procedimientos formales que impidan el cuestionamiento de las decisiones registradas en el acta de la reunión. El acta de la reunión debe incluir:

Las actas de la reunión deben ser aprobadas por el cuerpo antes de que puedan ser finalizadas.

Si está tomando notas como referencia y la reunión es muy importante, pida a otra persona de su equipo que las revise. Así te asegurarás de que lo has anotado todo con precisión y minuciosidad. Las actas oficiales de las reuniones de la junta directiva deben ser aprobadas por el presidente de la reunión para que se archiven como acta oficial.
Esta plantilla puede ayudar a garantizar que las actas de la reunión sean minuciosas y eficaces:     [Nombre de la reunión] acta de la reunión Lugar: [Dirección o nombre de la sala de reuniones] Fecha: [Fecha] Hora: [Hora] Asistentes: [lista de nombres]
La persona que levanta el acta de la reunión puede ser un anotador profesional, como un asistente que asiste únicamente para registrar la reunión. Sin embargo, el acta de la reunión también puede ser tomada por uno de los participantes en la misma.
Sí, porque las notas se refieren a cosas que sucedieron en el pasado. La única vez que no se utiliza el tiempo pasado es cuando se escriben detalles sobre cosas que van a suceder. Por ejemplo, «El informe anual se revisará para detectar errores y se discutirá en la próxima reunión».

Cómo redactar las mociones en las actas de las reuniones

He intentado encontrar la respuesta a esto en RONR, pero hasta ahora no he tenido éxito. Las actas de una reunión son redactadas por un secretario pro tempore en ausencia del secretario. Las actas del pro tempore son notas incompletas, escritas a mano, que el secretario transcribe posteriormente en un formato más legible. En la siguiente reunión, el secretario lee el acta, que incluye el nombre del secretario pro tempore. ¿Quién firma el acta? ¿Debe firmarla el secretario, ya que ha trabajado para transcribirla, o debe firmarla el secretario pro tempore, ya que fue él quien tomó las notas?
Dado que las RONR no parecen abordar quién debe firmar las actas cuando fueron tomadas por un secretario pro tempore, yo diría que, a falta de que los miembros decidan lo contrario, se aplicaría la regla de la p. 471 ll. 30-34 (el Secretario las firma).
Un presentador de un informe de comisión, como alguien que sustituye al presidente de la comisión (ausente) pero que no formó parte de ella, no puede firmar el informe de la comisión. Eso sería fraudulento y deshonesto, además de engañar a los futuros lectores de ese informe de comisión.

¿hay que aprobar las actas de las reuniones?

Mis preguntas son, 1) ¿CUÁNDO deben ser firmadas por el Presidente? Es decir, antes de que se distribuyan a los miembros o en la siguiente JGA y 2) ¿El Presidente al que te refieres es el Presidente de la JGA a la que se refiere el acta o el Presidente de la siguiente JGA?
Para responder a sus preguntas, es importante establecer el contexto. La firma del acta casi siempre se realiza en la siguiente JGA y la firma el presidente de esa reunión, no el presidente de la reunión original de la que es el acta. La firma es simplemente una demostración de acuerdo por parte de la reunión, no del presidente, de que las actas son exactas.
Hay un malentendido común de que el presidente toma la decisión – es la reunión la que toma la decisión de si el acta es firmada a través de la moción «Que el acta sea firmada (o confirmada) como un registro exacto de la reunión».
Pero… (¡siempre hay un pero!) La práctica de firmar las actas en sí está desapareciendo rápidamente, ya que las actas se registran y almacenan electrónicamente, por lo que en realidad no hay nada que firmar físicamente. Muchas organizaciones siguen conservando una copia impresa firmada y eso está bien, pero la mayoría de las organizaciones están abandonando esa práctica. El problema no radica tanto en la firma como en el hecho de que en la reunión se acuerde que las actas son un registro exacto. La antigua práctica de pegar las actas en un «libro de actas» ha desaparecido casi por completo. En cierto modo, esto es triste, ya que para muchas organizaciones era la única forma de mantener un historial. Creo que la mejor práctica es imprimir regularmente las actas y encuadernarlas para mantener el registro histórico. Esto puede hacerse cada año, o cada dos o cada cinco años, lo que sea más sensato.

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